Cărțile de gestionare a timpului adesea se contrazic între ele: undeva se recomandă să îndeplinească imediat orice sarcină minoră, cineva crede că trebuie să pornești de la cel mai dificil, iar cineva, dimpotrivă, trebuie să-ți oprești intenționat lucrurile pentru mai târziu. Jurnalistul Brian Christian și omul de știință cognitiv Tom Griffiths sunt siguri că, pentru a ține pasul cu tot, oamenii trebuie să folosească algoritmii pe care calculatoarele îi folosesc - pot fi folosiți pentru a găsi cea mai bună opțiune pentru toate condițiile date. Alpina Publisher și-a publicat cartea, Algorithms for Life: Simple Ways to Take the Hot Decisions, în care autorii explică cum să folosească formule matematice complexe pentru rezolvarea problemelor de zi cu zi. T&P publică un fragment.

Știința petrecerii timpului

Deși problema gestionării timpului este la fel de veche ca timpul în sine, știința planificării s-a născut în atelierele mecanice ale revoluției industriale. În 1874, Frederick Taylor, fiul unui avocat prosper, a refuzat să studieze la Harvard pentru a deveni inginer asistent la o fabrică hidraulică din Philadelphia. Patru ani mai târziu, și-a încheiat studiile și a început să lucreze la fabrica de oțel Midwestern - mai întâi turner, apoi maistru al unui atelier de mașini și, în cele din urmă, a devenit inginer șef. În acest timp, el a ajuns la concluzia că timpul de funcționare al echipamentului (și al persoanelor) nu a fost utilizat foarte eficient. Această concluzie a stat la baza disciplinei pe care a dezvoltat-o, pe care a numit-o „management științific”.

Taylor a creat un departament de producție și expediere, al cărui element cheie a fost un stand de informații, pe care a fost postat un program de lucru în atelier. Programul indica ce sarcină execută fiecare mașină și ce sarcini sunt pe linie. Această practică va constitui, de asemenea, baza muncii colegului lui Taylor, Henry Gant. În a doua decadă a secolului al XX-lea, el va crea celebrul său grafic, care va ajuta ulterior la punerea în aplicare a câtorva dintre cele mai ambițioase proiecte de construcție ale secolului - de la Hoover Dam la sistemul interstițial al Statelor Unite. Un secol mai târziu, diagramele Gantt încă împodobesc pereții birourilor și ecranelor laptopurilor managerilor de proiecte la companii precum Amazon, IKEA și SpaceX.

Taylor și Gant au făcut planificarea obiectului cercetării lor și i-au oferit o formă vizuală și conceptuală. Cu toate acestea, nu au rezolvat întrebarea fundamentală: ce sistem de planificare este mai bun? Primul indiciu că această întrebare poate fi, în principiu, răspunsă, a apărut abia după câteva decenii - în 1954, într-o lucrare științifică publicată de matematician-cercetătorul Selmer Johnson de la RAND Corporation.

Johnson a investigat scenariul de legare a cărților: mai întâi trebuie să imprimați cartea pe o mașină, apoi să legați folosind alta. Dar cel mai obișnuit exemplu de funcționare în pereche a două dispozitive din viața noastră este camera de rufe. Când speli lucrurile, mai întâi trec prin mașina de spălat și apoi merg la uscător. Perioada de timp care va dura fiecare proces depinde de ce descărcați. Dacă hainele sunt foarte murdare, atunci timpul de spălare va necesita mai mult, în timp ce timpul de uscare nu va diferi de normal. Mai multe articole se vor usca mai mult, dar rufele vor dura în același timp ca și cu mai puțină încărcare. Și aici Johnson a pus întrebarea: „Dacă pentru o abordare trebuie să spălați și să uscați mai multe seturi de lucruri condiționale, cum este mai bine să organizați acest lucru?”

Răspunsul său a fost acesta: trebuie să determinați ce proces vă va lua cel mai puțin timp, adică alegeți kitul a cărui spălare sau uscare va dura timpul minim. Dacă kitul este spălat rapid, incepe   este de la el. Dacă este necesar un timp minim pentru uscare, aveți grijă de acest kit. în cele din urmă. Repetați aceiași pași pentru restul seturilor, trecând de la începutul și sfârșitul programului la mijloc.

Intuitiv: algoritmul Johnson funcționează deoarece, indiferent de secvența selectată de încărcare a rufelor, doar mașina de spălat va funcționa chiar de la început, în timp ce uscătorul va fi inactiv (și la sfârșit, când va trebui să uscați doar articolele spălate, invers). Dacă la început să spălăm lucrurile în programe scurte, iar la final să uscăm cel mai puțin număr de lucruri, atunci vom crește perioada în care atât mașina de spălat, cât și uscătorul funcționează simultan. Astfel, putem reduce la minimum timpul petrecut în spălătorie. Analiza lui Johnson a stat la baza primului algoritm de planificare optimă: începeți cu o spălare scurtă și terminați cu un uscător pe jumătate gol. [...]

Problema de planificare, care este semnificativă pentru noi, privește cu adevărat un singur dispozitiv - noi înșine.

Tratarea termenelor

Planificarea lucrărilor unul   dispozitive, vă confruntați imediat cu o problemă. Studiul de caz al lui Johnson privind legarea cărților s-a bazat pe reducerea maximă a timpului petrecut pe două mașini. În cazul controlului unui dispozitiv, dacă vom efectua toate sarcinile, orice program va necesita același timp și determinarea ordinii sarcinilor va fi lipsită de sens.

Acesta este un fapt fundamental și paradoxal și merită să-l repetăm \u200b\u200bdin nou și să-l reparăm în mintea noastră. Dacă aveți un singur dispozitiv și intenționați să finalizați toate sarcinile, atunci orice ordine de sarcini vă va lua același timp.

Astfel, primim prima lecție de planificare a funcționării unui dispozitiv înainte de a începe chiar discuția, și anume: identifică-ți obiectivele. Nu vom putea declara un câștigător printre metodele de planificare până când nu vom înțelege cum să menținem scorul. Această întrebare se aplică și informaticii: înainte de a avea un plan, trebuie să definiți un set de criterii. Se dovedește că alegerea criteriilor determină în mod direct ce abordare în planificare va fi cea mai bună.

Primele lucrări științifice privind programarea sarcinilor pentru un singur dispozitiv au urmat imediat cercetările lui Johnson și au propus o serie de criterii convingătoare. Pentru fiecare criteriu a fost elaborată o simplă strategie optimă.

Suntem obișnuiți cu faptul că, de exemplu, pentru fiecare sarcină există un termen și o întârziere admisibilă. Astfel, putem introduce termenul „latența maximă a finalizării unui set de sarcini” - cea mai mare dintre aceste sarcini este neîndeplinirea termenului stabilit (acest lucru va fi luat în considerare de angajatorul dvs. atunci când vă evaluați activitatea). Pentru clienții cu amănuntul sau clienții de servicii, de exemplu, întârzierea maximă la finalizarea unei sarcini corespunde celui mai lung timp de așteptare pentru un client.

Dacă doriți să reduceți la minimum o astfel de întârziere maximă, ar trebui să începeți prin finalizarea sarcinii, termenul pentru care va veni primul și să vă îndreptați către sarcina care poate fi finalizată cât mai curând posibil. Strategie cunoscută sub numele de „Data executării rapide”este de fapt intuitiv în mare parte. (De exemplu, în domeniul prestării serviciilor, când termenul limită pentru finalizarea unei sarcini pentru fiecare client începe din momentul în care a intrat pe ușă, o astfel de strategie își asumă serviciul pentru clienți în ordinea în care apar.) Dar unele dintre concluzii sunt surprinzătoare. De exemplu, nu contează cât timp durează pentru a finaliza fiecare sarcină specifică: nu afectează deloc planul, de aceea, nu trebuie să știi acest lucru. Tot ce este important este să știi când sarcina trebuie finalizată.

Poate că utilizați deja strategia pentru data de execuție rapidă pentru a face față volumului de muncă, atunci nu este necesar să urmați sfaturile programatorilor atunci când alegeți o strategie. Dar cel mai probabil nu ești conștient de faptul că optimă   strategie. Va fi mai exact să spunem că este important doar pentru dvs. un singur indicator - reducerea timpului de întârziere maximă. Dacă nu urmărești un astfel de obiectiv, atunci o altă strategie poate fi mai potrivită pentru tine.

De exemplu, luați un frigider. [...] Fiecare produs are o durată de valabilitate diferită, astfel încât utilizarea lor în conformitate cu principiul comandării expirării termenului de valabilitate pare să fie cea mai rezonabilă idee. Totuși, acesta nu este sfârșitul poveștii. Algoritmul pentru data de execuție rapidă sau, în cazul nostru, stricarea produsului, este optim pentru reducerea timpului de întârziere maximă, ceea ce înseamnă minimizarea gradului de corupție unul dintre cei mai corupți   produsul pe care trebuie să-l mănânci. Acesta nu este probabil cel mai apetisant criteriu.

Poate că ne-am dori în schimb minimizați suma   produse care merg prost. Și atunci mai bine recurgem la utilizarea algoritmului Moore. În conformitate cu acesta, începem procesul de selectare a produselor conform principiului celei mai vechi expirări a termenului de valabilitate, planificând utilizarea în primul rând a celui mai perisabil produs, un produs la un moment dat. Dar imediat ce am înțeles că nu vom putea mânca la timp următorul produs, facem o pauză, revenim la toate acele produse pe care le-am planificat deja și aruncăm cea mai mare unitate (cea pentru care vom avea nevoie de cele mai multe zile).

De exemplu, poate trebuie să renunțăm la pepene, care poate fi consumat doar în câteva seturi. Astfel, de fiecare dată urmăm acest tipar, stabilind produsele în funcție de termenul de valabilitate și trimitând cel mai voluminos produs pe care nu avem timp să îl consumăm în coș. În acel moment, când putem mânca toate produsele rămase și prevenim deteriorarea oricăreia dintre ele, realizăm obiectivul.

Algoritmul lui Moore reduce numărul de alimente pe care ar trebui să le arunci. Desigur, puteți pune mâncare pe compost sau doar dați-o unui vecin. Dar dacă vorbim despre cazuri de producție sau de hârtie, când nu puteți abandona doar un proiect și numărul de proiecte care nu sunt finalizate la timp (și nu gradul de întârziere în execuția lor) contează pentru dvs., atunci algoritmul Moore nu vă va spune cum faceți sarcini restante. Tot ceea ce ai aruncat din partea principală a planului se poate face chiar la sfârșit în orice ordine, deoarece aceste întrebări deja   nu au fost rezolvate la timp.

Cum să faci față afacerilor

Uneori, respectarea termenelor nu este cea mai mare îngrijorare a noastră. Vrem doar să refacem toate treburile: cu cât sunt mai multe cazuri, cu atât vrem să ne ocupăm mai repede de ele. Se dovedește că transpunerea acestei dorințe aparent elementare în planul criteriilor de planificare este foarte dificilă.

Prima abordare este să gândim abstract. Am remarcat anterior că atunci când planificăm operarea unui dispozitiv, nu putem afecta timpul de execuție total al tuturor sarcinilor, dar dacă, de exemplu, fiecare sarcină individuală este un client în așteptare, există o modalitate de a reduce timpul colectiv   așteptările tuturor clienților.

Imaginează-ți că începând de luni dimineața ar trebui să dedici patru zile lucrătoare unui proiect și o zi la alta. Dacă ați finalizat lucrările la un proiect mare joi după-amiaza (au trecut patru zile) și apoi ați finalizat un mic proiect vineri după-amiază (au trecut cinci zile), atunci timpul total de așteptare al clienților a fost de nouă zile. Dacă efectuați sarcinile în ordine inversă, atunci finalizați micul proiect luni și cel mare vineri, în timp ce timpul de așteptare este de doar șase zile. În orice caz, veți fi ocupat cu normă întreagă, dar vă puteți salva clienții trei zile din timpul lor comun. Teoreticienii planificării numesc acest criteriu suma timpilor de execuție.

Reducerea maximă a sumei timpilor de execuție ne conduce la un algoritm optim foarte simplu - algoritmul timpul de întreținere cel puțin: mai întâi faceți ce puteți face cel mai rapid.

Chiar dacă munca dvs. nu este conectată cu clienți nerăbdători care așteaptă să-și rezolve problema, algoritmul cu cel mai mic timp de serviciu vă va ajuta afacere   cu treburile tale. (Cu siguranță, nu vă surprinde această paralelă cu recomandările din cartea „Cum să puneți lucrurile în ordine” - începeți imediat orice sarcină care va trebui să dureze nu mai mult de două minute pentru a finaliza.) Este imposibil să schimbați timpul necesar pentru a finaliza întreaga cantitate de muncă, dar cel mai scurt algoritm de timp de serviciu vă va ușura viața prin reducerea numărului de sarcini nerezolvate în cel mai scurt timp posibil. Criteriul pentru cantitatea de timp de plumb poate fi explicat într-un alt mod: imaginați-vă că sunteți concentrat doar pe reducerea listei de sarcini. Dacă fiecare afacere neterminată te enervează, soluționarea rapidă a întrebărilor simple îți poate ușura puțin suferința.

Desigur, nu toate afacerile neterminate sunt aceleași în natură. Desigur, ar trebui să stingeți un foc în bucătărie mai întâi amânând stingerea „focului” la locul de muncă: trimiterea unei scrisori urgente către client în acest caz va aștepta, chiar dacă eliminarea focului în bucătărie durează mai mult timp. În planificare, importanța diferită a sarcinilor este exprimată de variabilă greutate. Când faci lucruri din lista ta, această greutate poate fi figurată și poate fi exprimată doar în severitatea muntelui care va cădea din umeri odată cu îndeplinirea unei anumite sarcini.

Timpul de plumb indică cât timp suportați această sarcină și reducerea maximă a timpului greutate   execuția (acesta este timpul de execuție al oricărei sarcini, înmulțit cu greutatea acesteia) va reduce sarcina pe umeri, în timp ce faceți față cu alte lucruri din listă.

În acest scop, o versiune ușor îmbunătățită a algoritmului cu cea mai mică întreținere este cea mai bună strategie. Împărțim greutatea fiecărei sarcini în funcție de timpul necesar punerii în aplicare a acestuia, procedăm la rezolvarea problemei cu cel mai mare indicator al raportului dintre importanța și timpul unitar (pentru a ne dezvolta metafora, putem numi acest indicator gravitația specifică) și apoi vom trece de la întrebare la întrebare pe măsură ce valoarea indicatorului scade. . Întrucât uneori este dificil să determini gradul de importanță al fiecăruia din afacerile tale zilnice, această strategie sugerează utilizarea unei metode empirice brute: ca prioritate, alege o sarcină care nu numai că îți va lua de două ori mai mult decât ceilalți, ci va fi de două ori mai importantă decât ceilalți.

În lumea afacerilor, greutatea poate fi estimată în termeni monetari: câți bani vă vor aduce pentru a finaliza o anumită sarcină. Împărțind recompensa în funcție de momentul finalizării, obținem rata pe oră pentru fiecare loc de muncă. (Dacă sunteți profesionist independent, acest lucru poate fi deosebit de eficient pentru dvs.: divizați doar costurile fiecăruia dintre proiectele dvs. în volumul său și lucrați la proiecte în ordinea scăderii tarifelor orare.) Curios, o strategie de ponderare apare și în studiile privind alimentația animalelor: acolo dolari și cenți se transformă în nuci și fructe de pădure. Animalele, care caută să obțină energia maximă din alimente, caută alimente pe baza raportului dintre conținutul de calorii și timpul petrecut în căutarea și mâncarea. [...]

Selectăm sarcini

Să revenim la locul în care am început discuțiile noastre despre planificarea funcționării unui dispozitiv. După cum spune această afirmație, „un om cu un ceas știe cât timp; un bărbat cu două ore nu este niciodată sigur la ce oră este. ” Informatica ne poate oferi algoritmi optimi pentru orice criterii care există pentru funcționarea unui dispozitiv, dar numai noi putem alege criteriul. În multe cazuri, decidem ce sarcină dorim să rezolvăm acum.

Aceasta ne permite să regândim radical problema amânării - patologia clasică a managementului timpului. Ne-am obișnuit să ne gândim că acesta este un algoritm eronat. Dar dacă se întâmplă contrariul? Ce se întâmplă dacă aceasta este soluția optimă sarcină greșită?

Într-un episod din The X-Files, personajul principal Mulder, în pat (literalmente), era pe punctul de a cădea pradă unui vampir nevrotic. Pentru a se salva, a bătut peste un pachet de semințe pe podea. Vampirul, neputincios înaintea bolii sale mentale, a început să se aplece pentru a-i culege, sămânță prin sămânță. Între timp, zorii sosiseră - înainte ca Mulder să devină prada monstrului. Programatorii ar numi o astfel de metodă un atac de ping sau un atac de refuz al serviciului de rețea: dacă forțați sistemul să efectueze un număr infinit de sarcini banale, cele mai importante lucruri se vor pierde în haos.

De obicei, asociem procrastinarea cu lenea și așa-numitul comportament de evitare, dar simptomele de amânare pot apărea la fel de ușor la oameni (sau computere sau chiar vampiri) care se străduiesc sincer și cu entuziasm să facă toate lucrurile cât mai repede posibil.

Într-un studiu din 2014 realizat de David Rosenbaum de la Universitatea din Pennsylvania, participanților li s-a cerut să ducă una sau două găleți grele până la capătul opus al coridorului. Una dintre găleți era lângă participantul la studiu, a doua - mai departe pe coridor. Spre uimirea experimentatorilor, oamenii au apucat imediat găleata care stă lângă ei și au târât-o de-a lungul coridorului, în timp ce au trecut pe lângă cea de-a doua găleată, care putea transporta doar o parte din distanță. După cum au menționat cercetătorii, „această alegere aparent irațională reflectă o predispoziție la întârziere. Introducem acest termen pentru a defini fenomenul atunci când ne grăbim să finalizăm o sarcină intermediară, chiar cu costul efortului fizic suplimentar. ” Renunțând la soluția unei mari sarcini în favoarea rezolvării multor întrebări simple poate fi de asemenea considerat ca fiind aproximarea punerii în aplicare a unui obiectiv intermediar, ceea ce, cu alte cuvinte, înseamnă că procrastinatorii acționează (optim!), Astfel încât să reducă rapid numărul de probleme nesoluționate în gândurile lor. Aceasta nu înseamnă că strategia lor este ineficientă pentru finalizarea sarcinilor. Au o strategie grozavă, dar pentru un criteriu greșit.

Lucrul cu un computer reprezintă un anumit pericol atunci când trebuie să alegem în mod conștient și clar un criteriu de planificare: interfața de utilizator ne poate obliga neobișnuit (sau intrusiv) să ne utilizăm criteriile. Un utilizator modern de smartphone, în special, se obișnuiește să vadă icoane pe pictogramele aplicației care semnalează numărul de sarcini pe care trebuie să le finalizăm în fiecare dintre ele. Dacă căsuța poștală ne anunță un anumit număr de mesaje necitite, se dovedește că toate mesajele au aceeași valoare în mod implicit. În acest caz, este posibil să ne condamnăm pentru că am ales un model fără greutate cu cel mai mic algoritm de timp de serviciu în rezolvarea acestei probleme (în primul rând, abordăm cele mai simple litere și amânăm lucrarea cu cele mai dificile litere până la ultima) pentru a reduce rapid numărul de scrisori necitite?

Trăiește după criteriu, moare după criteriu. Dacă toate sarcinile au de fapt aceeași semnificație, aceasta va trebui să facem. Dar, dacă nu dorim să devenim ostatici de fleacuri, trebuie să luăm măsuri pentru a avansa până la sfârșitul listei de activități. Și aici totul începe cu realizarea faptului că problema unui dispozitiv pe care o rezolvăm este cea pe care noi vreau   decide acum. (În cazul pictogramelor aplicației, dacă nu le putem forța să reflecte prioritățile noastre reale sau nu suntem în măsură să depășim impulsul de a reduce în mod optim acest număr de sarcini nerezolvate, aruncate la noi ca o provocare, atunci poate ar fi cel mai bine să le oprim pur și simplu.)

Concentrarea pe nu numai rezolvarea problemelor, ci și rezolvarea greutate   întrebările, care efectuează cea mai importantă lucrare la un moment dat, arată ca un panaceu pentru amânare. Dar, așa cum arată practica, nici măcar acest lucru nu este suficient. Și un grup de experți în domeniul planificării calculatoarelor vor fi convinși de acest lucru în circumstanțe extrem de dramatice: pe suprafața planetei Marte, în fața ochilor întregii lumi.

Schimbarea priorităților și gestionarea priorităților

Era vara anului 1997, iar umanitatea avea multe motive de bucurie. De exemplu, pentru prima dată, un vehicul pe tot terenul a explorat suprafața planetei Marte. Pioneerul de 150 de milioane de dolari a atins viteze de până la 16.000 de mile pe oră, a traversat 309 milioane de mile de spațiu gol și a aterizat cu amortizoare de aer pe suprafața stâncoasă roșie a Marte.

Și apoi s-a oprit.

Inginerii de propulsie cu jet au fost tulburați și nedumeriți. „Mars Pathfinder” a început, în mod surprinzător, să ignore îndeplinirea sarcinii sale cheie cu cea mai mare prioritate (schimbul de date prin intermediul autobuzului de informații) și a început să rezolve probleme de importanță medie. Ce se întâmpla? Robotul nu a înțeles cu adevărat ce face?

Dintr-o dată, Mars Walker a înregistrat că autobuzul de informații nu a fost folosit inacceptabil de mult timp și, în imposibilitatea de a căuta ajutor, a inițiat independent o repornire completă, care a costat misiunea aproape întreaga zi lucrătoare. După o zi sau mai multe, totul s-a repetat din nou.

Lucrând febril, echipa de laborator a fost în cele din urmă în măsură să se reproducă și apoi să diagnostice acest comportament. Rădăcina răului era clasicul pericol de planificare numit „Schimbarea priorităților”. Următoarea se întâmplă: o sarcină cu prioritate scăzută captează o resursă de sistem pentru lucru (să zicem, acces la baza de date), dar apoi cronometrul întrerupe sarcina la mijloc, o întrerupe și activează managerul de sistem. Dispeceratul este gata să înceapă sarcina cu prioritate mare, dar nu poate, deoarece baza de date este ocupată. Astfel, dispecerul coboară pe lista sarcinilor, începând diverse activități neblocate de importanță medie în loc să înceapă sarcina cu cea mai mare prioritate (care este blocată) sau sarcina cu prioritate scăzută, care blochează lucrarea (și care a apărut la sfârșitul listei de priorități după sarcini cu prioritate medie). Într-un astfel de scenariu de coșmar, sistemul poate ignora cea mai mare sarcină prioritară pentru o perioadă foarte lungă de timp *.

   * Ce este de remarcat, șeful echipei de gestionare a software-ului de la Mars Pathfinder a considerat că problema era „presiunea de la termenele limită” și că, în timpul dezvoltării software-ului, eliminarea acestei probleme a fost considerată o prioritate scăzută. Astfel, cauza rădăcină, de fapt, a devenit o reflectare a sarcinii în sine.

Imediat ce inginerii de laborator au aflat că problema este o schimbare de priorități, au scris cod pentru a rezolva problema și au trimis-o prin milioane de kilometri către „Mars Pathfinder”. Decizia a fost moștenire   priorități. Aceasta înseamnă că, dacă o sarcină cu prioritate mică blochează resursele unei sarcini cu prioritate ridicată, atunci sarcina cu prioritate mică ar trebui să „moștenească” imediat prioritatea înaltă a sarcinii pe care o blochează.

Comediantul Mitch Hedberg spune următoarea poveste: „Am fost la cazinou, odihnindu-mă, dintr-o dată un tip a venit la mine și mi-a spus:„ Trebuie să schimbi scaunele. Ați blocat ieșirea din foc. Ai crede că nu o să alerg dacă începe un incendiu. ” Argumentul angajatului cazinoului: aceasta este o schimbare a priorităților. Contraargumentul lui Hedberg: moștenirea priorităților. Hedberg, așezat pe un scaun în fața unei mulțimi care încearcă să scape, încetinind, își pune sarcina cu prioritate scăzută pe sarcina cu prioritate înaltă a persoanelor care intenționează să-și salveze viața. Dar totul se va schimba dacă va moșteni prioritatea lor (în fața mulțimii în panică, prioritatea ei este moștenită destul de repede). După cum spune Hedberg, „dacă sunteți format din materiale combustibile și aveți picioare, nu veți bloca niciodată ieșirea din foc”.

Morala acestei povești este că, chiar și dragostea pentru rezolvarea problemelor nu este uneori suficientă pentru a evita greșelile fatale în planificare. Și chiar dragoste pentru rezolvarea problemelor importante - de asemenea. Dorința de a rezolva foarte scrupulos cea mai importantă problemă cu miopia obișnuită poate duce la ceea ce întreaga lume numește amânare. Ca și în cazul unei mașini blocate: cu cât doriți să ieșiți cu atât mai mult, cu atât vă alunecați. Potrivit lui Goethe, „ceea ce înseamnă mai mult nu trebuie niciodată dominat de ceea ce înseamnă mai puțin”. Și deși există o anumită înțelepciune în acest sens, uneori o astfel de afirmație nu este în întregime adevărată. Adesea, ceea ce este cel mai important pentru noi nu poate fi făcut până când afacerea cea mai neînsemnată este finalizată. Prin urmare, singura cale de ieșire este de a trata lucrurile neimportante cu aceeași importanță cu cele pe care le încetinesc.

Când este imposibil să începi o sarcină fără a o finaliza pe alta, teoreticienii din domeniul planificării o numesc management al secvenței. Pentru desfășurarea cercetărilor operaționale, expertul Laura Albert Maclay, bazându-se pe acest principiu, a schimbat în mod semnificativ unele aspecte ale menajului în familia sa.

Dacă înțelegeți cum funcționează astfel de lucruri, acest lucru vă poate fi de mare ajutor. Desigur, viața cu trei copii planifică zilnic ... Nu ieșim din casă până când copiii nu au micul dejun, iar copiii nu pot începe micul dejun dacă uit să le dau linguri. Uneori putem uita lucrurile de bază, care apoi încetinesc totul. Din punctul de vedere al algoritmilor de planificare, conștientizarea acestui fapt și încercarea de a-l păstra în memorie sunt deja de mare ajutor. Așa că fac afaceri zi de zi.

În 1978, cercetătorul Jan Karel Lenstra a putut folosi același principiu pentru a-l ajuta pe prietenul său Gene să se mute într-o nouă casă din Berkeley. "Gene își punea continuu ceva de lucru, fără să terminăm, ceea ce nu puteam începe probleme urgente". După cum își amintește Lenstra, au fost nevoiți să returneze camionul, dar aveau nevoie de el pentru a returna unele echipamente, iar echipamentul era necesar pentru a repara ceva în apartament. Această reparație ar putea aștepta (prin urmare, totul a fost amânat), dar camionul a trebuit să fie returnat de urgență. Potrivit lui Lenstra, el a explicat unui prieten că sarcina precedentă celor mai urgente este și mai urgentă. Întrucât Lenstra este cunoscută ca o figură cheie în teoria planificării și avea mai mult decât dreptul să dea asemenea sfaturi, el nu a putut rezista ironiei delicate. Această situație a devenit un caz care demonstrează o schimbare a priorităților datorită managementului prioritar. Și poate prietenul povestitorului este cel care este cel mai remarcabil expert în domeniul managementului secvențelor - același Gene sau Eugene Lawler.

Limitator de viteză

   Lawler a studiat matematica la Universitatea din Florida, apoi a început să-și scrie munca de absolvent la Harvard în 1954, deși a lăsat-o pentru a obține o diplomă. După ce a studiat la facultatea de drept, a urmat serviciul militar și a lucrat la o fabrică, s-a întors la Harvard în 1958, și-a apărat diploma și a obținut un loc de muncă la Universitatea din Michigan. Ajuns la Berkeley în 1969 în timpul concediului academic, a fost arestat în timpul unui protest împotriva războiului din Vietnam. Lawler a devenit profesor la una dintre facultățile Universității din Berkeley în anul următor și a câștigat o reputație de departament de informatică „conștiința publică”. După moartea sa în 1994, Asociația Științelor Informaticii din Statele Unite a stabilit Premiul Lawler pentru cei care demonstrează potențialul umanitar al informaticii în activitatea lor.

Lawler a petrecut mulți ani din viața sa reflectând asupra modului de a finaliza eficient o secvență de sarcini, dar calea sa de carieră a fost curioasă *.

În primul său studiu în domeniul managementului secvențelor, Lawler a sugerat că acest fenomen poate fi abordat cu ușurință. De exemplu, luați algoritmul celei mai rapide date de execuție, care reduce la minimum întârzierea la efectuarea unui set de sarcini. Dacă sarcinile tale sunt interconectate de relațiile de precedență, atunci totul devine mai complicat: nu poți doar să îți faci drum prin lista de activități, mergând doar de la termenele lor, dacă unele sarcini nu pot fi pornite înainte de finalizarea altora. Cu toate acestea, în 1968, Lawler a dovedit că nu este un astfel de dezastru dacă puteți construi o listă de activități „în față”: selectați doar acele sarcini de care nu depind alte sarcini și puneți una dintre ele cu cele mai multe "Distant"   termen la termen sfârșitul   listă. Apoi, repetați pur și simplu acest proces, luând în considerare doar acele sarcini care nu sunt o condiție necesară pentru îndeplinirea altor sarcini (neplanificate încă).

Dar privirea pătrunzătoare a lui Lawler a dezvăluit ceva curios. Cel mai scurt algoritm de timp de serviciu, așa cum am văzut, este o soluție optimă dacă obiectivul nostru este să ștergem cât mai repede cât mai multe sarcini din lista de sarcini. Dar dacă unele dintre sarcinile dvs. sunt interconectate de relații antecedente, nu există o modalitate simplă sau evidentă de a adapta algoritmul cel mai puțin de întreținere pentru această situație. În ciuda faptului că sarcina pare elementară, nici Lawler, nici alți cercetători nu au reușit să găsească o soluție eficientă pentru aceasta.

Mai mult, Lawler însuși a descoperit curând că această situație aparține categoriei de sarcini care, în conformitate cu majoritatea programatorilor, nu au o soluție eficientă. Specialiștii îi spun intractabili.

[...] Nu toate sarcinile clar formulate nu au o soluție. În planificare, este evident că fiecare set de sarcini și constrângeri implică prezența orice   cea mai bună ordine de execuție, prin urmare, sarcinile de planificare, în esență, au o soluție, dar pot exista cazuri pentru care pur și simplu nu există un algoritm neechivoc care să poată selecta programul optim pentru execuția lucrării într-un interval de timp rezonabil.

Această împrejurare a condus cercetători precum Lawler și Lenstra la o întrebare inevitabilă. Deci, care este proporția sarcinilor de planificare dificile? La 20 de ani după ce Selmer Johnson, cu ajutorul lucrărilor sale de legătură, a dat un impuls dezvoltării teoriei planificării, căutarea de soluții individuale a devenit cea mai ambițioasă și ambițioasă sarcină - un fel de căutare pentru a cartografia întregul relief al teoriei planificării.

Cercetătorii au concluzionat că chiar și cea mai subtilă schimbare a condițiilor sarcinii de planificare este adesea capabilă să o transfere în categoria celor dificil de rezolvat. De exemplu, algoritmul lui Moore reduce numărul de cazuri care nu au fost realizate la timp (sau produse răsfățate) în cazul în care toate cazurile au o importanță egală, dar dacă unul dintre cazuri este mai semnificativ, sarcina devine dificil de rezolvat și niciun algoritm nu poate oferi programul optim. În mod similar, dacă trebuie să aștepți un anumit moment pentru a te descurca în afaceri, atunci aproape toate sarcinile de planificare pe care le putem rezolva ușor și eficient fără o astfel de condiție devin dificil de rezolvat. Interzicerea de a duce coșul în stradă până la sosirea camionului de gunoi ar putea fi o măsură rezonabilă de ordine în oraș, dar în același timp veți pierde complet controlul asupra programului.

Desemnarea limitelor teoriei planificării continuă până în zilele noastre. Un studiu recent a arătat că aproximativ 7% din toate sarcinile sunt încă necunoscute. Aceasta este latura necunoscută a planificării. Din 93% dintre problemele pe care le cunoaștem, doar 9% au o soluție eficientă, iar restul de 84% sunt considerate greu de rezolvat. Cu alte cuvinte, soluțiile tipice de planificare nu sunt potrivite pentru majoritatea sarcinilor de planificare.

Dacă organizarea eficientă a programului dvs. pare un lucru copleșitor, probabil că așa este. Cu toate acestea, algoritmii despre care am discutat pot fi punctul de plecare pentru rezolvarea unor astfel de probleme dificile: dacă soluția nu este perfectă, cel puțin va fi competentă.

Spune-mi, de ce ai încetat să ții liste de activități pentru ziua, săptămâna, luna? De ce nu mai doriți să vă planificați ziua de lucru și să lăsați totul la întâmplare?

Gândiți-vă și răspundeți la aceste întrebări ...

În timp ce te gândești, le voi răspunde.

Răspunsul este de fapt foarte simplu - nu doriți să vă planificați ziua de lucru, deoarece știți că cazurile înregistrate în listă încă nu se completează. Există o mie și una de motive pentru a nu le face - mama va suna la telefon și va petrece tot timpul vorbind cu ea; un prieten va veni în vizită și veți bea cafea și veți mânca tort cu el; serialul tău preferat va începe să se afișeze la TV și vei avea o dorință acută de a urmări o nouă serie.

Aveți garanția de a găsi un motiv pentru a nu îndeplini sarcinile planificate. Și dacă nu o găsiți, nu o dați 100% - veți finaliza doar 80% -90% din toate sarcinile planificate și veți uita de restul.

Aici apar întrebările ...

De ce unii oameni îndeplinesc toate sarcinile planificate pentru a doua zi, în timp ce alții nu? Ce trebuie făcut pentru a face lucrurile pe listă? Cum să schimbăm această situație în bine?

Această problemă poate fi rezolvată în diverse moduri, dar astăzi vă voi împărtăși doar o singură tehnică, pe care o numesc afectuos „Gestapovets financiari!” Cei care au studiat cu mine sunt familiarizați cu ea. Adevărat, se numește diferit, dar nu schimbă esența. Numele „Financial Gestapo” sună bine și răspunde 100% din esența sa.

Esența acestei tehnici este următoarea ...

Găsești în mediul tău un „Gestapo financiar” care va monitoriza executarea afacerilor tale pe o listă în fiecare seară. Această persoană poate fi prietenul sau cunoștința ta, un coleg de afaceri sau doar un bun prieten. Principalul lucru este că el vă poate contacta în fiecare seară la o anumită oră, să afle rezultatele zilei curente și să ia cunoștință de planurile pentru ziua următoare.

Pentru fiecare lucrare planificată și nu finalizată, veți plăti bani controlorului. Suma poate fi diferită, dar astfel încât nu ar fi păcat să dai, de exemplu, 2, 5 $ sau 10 $. Dacă nu ați făcut un lucru, dați controlorului 2 USD, doi - 4 dolari, cinci - 10 USD. Sper că tehnica este clară. Dacă ați finalizat toate sarcinile în timpul zilei, nu trebuie să dați nimic înapoi.

Dar există un „DAR” mare - puteți să vă înșelați supraveghetorul și să spuneți că ați finalizat afacerea planificată, deși nu, de fapt, nu. Va trebui să-i oferiți dovezi ale muncii depuse - pentru a fotografia ceea ce ați făcut sau ați făcut. De exemplu, poate fi o fotografie a unui articol scris de pe ecranul monitorului, o cină gătită, un apartament curățat etc. Principalul lucru este că puteți furniza dovezi documentare că ați fost angajat într-un caz planificat și l-ați completat. Din moment ce toată lumea are telefoane mobile, este nevoie de câteva secunde pentru a face o fotografie. Nu este atât de dificil pe cât pare.

Care va fi utilizarea conducerii financiare Gestapo?

Există câteva puncte pozitive ...

1. Veți învăța cum să vă planificați ziua de muncă.

S-ar părea că nu este nimic complicat - scrieți doar o listă de activități și urmați-o, dar după cum arată practica, există o mulțime de caracteristici. Veți înțelege cât timp durează cu adevărat pentru a atinge un anumit obiectiv; vei pune în valoare valoarea timpului tău, deoarece vei plăti bani pentru fiecare acțiune eșuată.

2. Veți învăța să vă valorificați banii.

La început se pare că câțiva dolari pentru o acțiune excepțională nu contează prea mult. Pe termen scurt (câteva zile) acest lucru este adevărat, dar pe termen lung - vei stabili câteva sute de dolari și te vei priva de a cumpăra un fel de jucărie pentru tine sau ceva util pentru familia ta.

3. Vei construi în rutina ta obiceiul de a face lucruri.

Lucrând îndeaproape cu Financial Gestapo, puteți insufla obiceiul de a planifica nu numai lucrurile, dar și de a le face. Acest lucru nu se va întâmpla imediat, ci treptat. Pas cu pas, obiceiul de a face lucrurile și de a le aduce la capăt va fi construit în mintea voastră.

Dar asta nu este totul ... Îți poți controla afacerile către controlorul tău - deveniți „Gestapo-ul financiar”! Vă veți controla reciproc. Vei concura unul cu celălalt. Vei obține rezultate deosebite împreună, deoarece vei lucra împreună.

Amintiți-vă cele mai mari eșecuri ale voastre. Ceartă, neînțelegeri care v-au schimbat întreaga viață în direcția negativă. Examenele eșuate, interviurile de muncă etc. Motivele unor astfel de eșecuri sunt similare, de regulă, sunt rezultatul unei pregătiri slabe și a unor acțiuni fără gânduri, mai jos vom analiza cum să gestionăm totul și să planificăm ziua / săptămâna.

Ce se va întâmpla dacă un sportiv va înceta antrenamentul cu o lună înainte de olimpiadă - abilitățile și forța musculară vor slăbi semnificativ și va ocupa unul dintre ultimele locuri. Ca și în sport, în orice afacere ai nevoie de o pregătire bună, fără de care șansele de reușită sunt reduse foarte mult.

Un factor cheie în pregătire este planificarea „Regula 6 P”: Planificarea efectuată corect împiedică scăderea productivității.

Mai jos voi oferi 7 moduri de a ține pasul cu planificarea corespunzătoare a zilei, săptămânii.

1 cale: păstrați o listă de sarcini pentru o zi

Pentru ce este lista de sarcini?

Pentru început, vom analiza cum funcționează creierul nostru. S-a constatat că ne putem ține în capul nostru sub control nu mai mult de 7 + -2 cazuri sau gânduri importante. Pentru a vă asigura de acest lucru, numărați câte cercuri sunt afișate în imagini:

Fig. 1	Fig. 2	Fig. 3

Fig. 4	Fig. 5

Cel mai probabil, pentru a determina numărul de obiecte din figurile 1, 3 și 4, o privire este suficientă.

Și pentru figurile 2 și 5, o singură privire nu a fost suficientă, a fost necesar să se ia în considerare separat. Cu cât sunt mai puține obiecte, cu atât este mai ușor să le gestionezi. Limita în creier vine atunci când cantitatea devine mai mare de 7 + -2.

Situația este și cu gânduri, în același timp în capul nostru nu putem stoca mai mult de 7 + -2 sarcini, restul este uitat.

Imaginează-ți o situație din viață

  Te ridici dimineața și mergi la serviciu, pe modul în care îți amintești asta:

Trebuie să cumpărați un cadou de ziua pentru o persoană iubită;
  - Plătește internetul până îl oprești.

Când ai venit la muncă:

Vei afla că trebuie să pregătești un raport astăzi;
  - Am intrat, un coleg mi-a cerut să arunc șablonul contractului;
  - După ședința de dimineață, șeful m-a rugat să fac 3 lucruri.

Capul este deja plin, dar timpul nu se oprește, te poate apela un client, o persoană apropiată, un coleg, se poate întâmpla o situație neprevăzută etc. Ce se întâmplă în acest caz? Uităm ceva. Dacă uităm să cumpărăm mâncare în magazin, atunci, desigur, nu se va întâmpla nimic rău, dar puteți uita lucrul mai important: nu veniți la o întâlnire importantă, luați medicamente etc.

Mai mult, cu cât avem mai multe lucruri în capul nostru, cu atât devin abilitățile noastre analitice, deoarece energia este cheltuită pentru amintirea informațiilor.

Avantaje pentru caiete

Notebook - elimină toate problemele descrise mai sus și prezintă următoarele avantaje în comparație cu lucrul din memorie:

1) Scrierea este întotdeauna mai rapidă decât amintirea. De exemplu, arderea unui telefon mobil este de 10-100 de ori mai rapid decât să vă amintiți. Tot cu afaceri.

2) Economie de energie. Pentru a nu uita de important, adesea amintim că energia este irosită pe ea. Notebook elimină această problemă.

3) încredere. Ceea ce este scris cu un stilou nu poate fi redus cu un topor. Orice afacere poate fi uitată, pe fondul oboselii, emoțiilor sau alte lucruri. Dar dacă scrieți sarcinile, uitarea este mult mai dificilă.

Puteți păstra o listă de sarcini pe o foaie obișnuită, un bloc de notițe, dar este mai bine dacă este un caiet, deoarece are un calendar. Lista sarcinilor zilei poate fi pe computer sau pe hârtie. Cel mai important este că îl ai pentru că este baza pentru planificare, precum fundația acasă. Dacă casa nu are fundație, maximul care poate fi construit este o structură mică cu un etaj, fără încălzire din plastic sau placaj. De asemenea, în planificarea fără o listă de sarcini pentru zi sau caiet, desigur, puteți face, dar veți fi foarte limitat în posibilități.

Cel mai important lucru din lista de sarcini sau din caiet este lista sarcinilor care trebuie efectuate în timpul zilei. A doua cea mai importantă parte este calendarul, în el puteți vedea sarcinile care trebuie finalizate într-o zi dată. Prin urmare, un caiet este de preferat unei liste obișnuite, deoarece există un calendar.

2 cale: lucrați cu lista de sarcini în fiecare zi

Cel mai important lucru atunci când lucrați cu un organizator de timp sau caiet este să lucrați în conformitate cu un plan elaborat anterior. Pentru a face acest lucru, uitați-vă regulat la notebook pentru a afla dacă ați făcut tot ce ați planificat pentru ziua de azi. Puteți vizualiza lista după completarea cazului curent. Este foarte important să adăugați chestiuni importante organizatorului dvs. pe care trebuie să le faceți astăzi.

Metoda 3: Mai întâi scrieți, apoi faceți

Dacă sosește o nouă sarcină și nu este urgentă, atunci scrieți-o mai întâi în caiet și continuați doar când vine vorba de ea. Orice sarcini noi par foarte importante și începem să ne ocupăm de toate: verificați e-mailul, faceți apeluri telefonice etc. Dar imediat ce începeți să notați toate cazurile primite în notebook, veți vedea că există mai multe sarcini importante.

Toate mișcările părții drepte a corpului sunt controlate de emisfera stângă a creierului, care este responsabilă de logică. Când notăm o nouă sarcină cu mâna dreaptă, activăm emisfera stângă a creierului nostru, care este responsabilă de logică. Activarea logicii la înregistrarea cu mâna dreaptă ne va ajuta să luăm decizii mai bune.

Scriind toate lucrurile din caiet înainte de a începe munca, puteți îndeplini cele mai importante sarcini pe parcursul zilei și puteți rezista sarcinilor secundare care vă distrag constant.

4 cale. Mai întâi sarcini importante, apoi urgente

Toate treburile planificate ar trebui să fie desfășurate în ordinea importanței lor, și apoi în termen de execuție. Pornind de la cele mai importante și trecând treptat la cele mai puțin semnificative. Notează-ți lucrurile în planul tău pentru ziua de azi în ordinea importanței, apoi ordonează după urgență și începe să lucrezi cu cea mai mare prioritate.

De exemplu, un prieten te-a sunat la chat. Un apel telefonic, o problemă urgentă, deoarece sună telefonul chiar acum, dar este posibil să nu fie important. Dacă aveți sarcini mai semnificative, de exemplu, pentru a pregăti un raport asupra lucrării, este mai bine să faceți mai întâi toate sarcinile mai importante, în special raportul, și apoi, dacă aveți timp, sunați înapoi și discutați cu un prieten. Dar nu invers, altfel, din cauza unui apel nesemnificativ, este posibil să nu ai timp să faci un lucru mai important.

Importanța acordă prioritate urgenței. Afacerile urgente trebuie luate doar dacă controlați situația și sunteți siguri că veți fi din ce în ce mai importanți.

5 cale: organizator electronic

Există un număr mare de caiete electronice. Jurnalul electronic are avantaje incontestabile față de hârtie:

A. Economisirea timpului. Pe un jurnal electronic, nu trebuie să rescrieți sarcinile din ultima zi până la cea curentă și puteți lucra cu acesta pe un computer sau pe un telefon sau tabletă, sincronizând datele de pe toate dispozitivele.

B. Volumele și viteza: Într-un jurnal electronic, puteți copia foarte rapid o cantitate mare de informații pentru lucrări suplimentare. De exemplu: doriți să coaceți o plăcintă cu banane seara și trebuie să scrieți ingredientele necesare în avans înainte de a merge la magazin. Dacă aveți un organizator electronic, atunci puteți copia rapid întreaga rețetă de pe Internet în jurnal, în câteva secunde. În același timp, pentru a nota doar ingredientele de mână pe o bucată de hârtie, veți avea nevoie de mai mult timp decât întreaga rețetă în format electronic. Și în magazin va fi suficient să includeți un jurnal în telefon pentru a înțelege rapid ce să cumpărați.

B. Comoditate. Este incomod să folosiți un caiet obișnuit în transport, un magazin, în vacanță, în aceste locuri este dificil să scrieți și să urmăriți note, deoarece jurnalul de hârtie este mare și aveți nevoie de 2 mâini pentru a-l deschide. Însă notebook-ul electronic de pe telefon va fi întotdeauna alături de tine, oriunde te-ai afla: Transport, magazin, stradă. Puteți înregistra rapid pe computer și apoi sincronizați, astfel încât aceste note să apară pe telefon în câteva secunde.

6 cale: Planificați a doua zi seara

Faceți un plan de acțiune a doua zi în avans, cel mai bun moment este sfârșitul zilei de lucru înainte de a pleca acasă. Această acțiune simplă vă va ajuta să dormiți mai bine, pentru că de multe ori cauza insomniei este că seara trecem în memoria tuturor lucrurilor importante pe care trebuie să le facem mâine pentru a nu le uita dimineața. Și tocmai aceste gânduri ne împiedică să ne relaxăm și să adormim calm, dar dacă vă notați toate planurile, vă veți asigura nu doar un somn calm, ci și seara.

În plus, atunci când faceți un plan în avans, mintea voastră subconștientă va lucra constant toată noaptea la modul cel mai bine de a face ceea ce este planificat. Rezolvarea problemelor complexe poate să vină la sine la micul dejun, în drum spre serviciu sau chiar în miezul nopții. Dimineața vin cel mai adesea idei noi și vei folosi acest timp pentru maximul beneficiu, trebuie doar să scrii o listă de activități a doua zi în avans.

Apropo, dacă aveți întrebări la care doriți să primiți un răspuns, atunci înainte de a adormi și de a închide ochii, întrebați-le singuri, de preferință tare și adormiți imediat. Iar dimineața pregătește-te să notez imediat toate gândurile care pot apărea în momentul în care te trezești sau mai târziu.

Metoda 7: Planificați sarcini complexe pentru a vă atinge activitatea

Realizați-vă un plan pentru zi, astfel încât munca care necesită costuri energetice mari să cadă în vârful activității dvs., atunci când aveți multă putere și sunteți cât mai productivi. De regulă, vârful de activitate începe dimineața, pentru că după somn aveți multă forță și un cap nou, dar se întâmplă că vârful de activitate poate apărea în timpul zilei și chiar seara.

Cele mai multe ocupații cu consum energetic sunt lucruri pentru care nu există talent. De regulă, acestea sunt acelea clase pe care nu vrei să le faci cel mai mult. În gestionarea timpului, aceste lucruri se numesc broaște, deoarece este neplăcut să începi aceste sarcini. Există o regulă în gestionarea timpului - începe ziua cu o broască, adică dintr-o afacere neplăcută. Această regulă vă va permite să lucrați mai eficient, deoarece de obicei dimineața sunt necesare cele mai multe forțe, iar aceste forțe sunt extrem de importante pentru a face munca cea mai neplăcută.

Permiteți-mi să vă dau un exemplu din viața mea, am o mentalitate tehnică, prin urmare, științe exacte precum: fizica și matematica sunt ușoare pentru mine, dar cu subiectele umanitare este mai greu, de aceea, când eram la școală, de multe ori mă pregăteam pentru un control în engleză dimineața. M-am ridicat cu 1-2 ore înainte de școală și am învățat engleza. Dimineața am avut cea mai mare energie, așa că la acea vreme mi-a fost mai ușor să fac sarcina dificilă, la care am avut cel mai puțin talent. Rezultatele pregătirii au depășit toate așteptările mele, am fost excelent sau bun la un subiect care nu mi-a plăcut.

Planificați cele mai neplăcute sarcini în vârful activității, de exemplu, dimineața și veți vedea cum veți face mai mult și eficiența personală va crește.

P.S.   Dacă aveți dificultăți sau întrebări cu privire la articolul pe care l-ați citit, precum și la subiectele: Psihologie (obiceiuri proaste, sentimente etc.), vânzări, afaceri, managementul timpului etc., întrebați-le mie, voi încerca să vă ajut. Consultarea skype este încă posibilă.

P.P.S.   Puteți lua, de asemenea, antrenamentul online „Cum să obțineți 1 oră de timp suplimentar”. Scrie comentarii, completările tale;)

Abonați-vă prin e-mail Adăugați-vă

Dezvoltare personală

Învățarea planificării și urmării regulat a unui plan

Am încercat să scriu planuri pentru ziua într-un caiet, dar s-a dovedit rău de urmat. După un timp, am încetat chiar să scriu planuri. Vreau să învăț cum să nu ies din afaceri cu ajutorul Smartprogress, precum și să-mi aloc corect timpul și să nu îmi permit să-mi pierd starea de spirit pentru a îndeplini planul din cauza oamenilor din jurul meu, diverse surprize sau splină.

Pentru a atinge acest obiectiv, este necesar să scriu aici în fiecare seară o listă de sarcini pe care vreau să le fac a doua zi, iar în seara următoare să notăm ce sarcini au fost finalizate și care nu, și să scriu o nouă listă. Poate că voi încerca să folosesc metoda Tomate pentru cele mai neplăcute lucruri, dar încă nu am decis dacă să fac acest lucru.

Am decis să nu stabilesc un termen pentru acest scop, voi vedea care vor fi progresele, dacă comportamentul meu se va schimba. Este imposibil să prezic cât de curând mă pot schimba.

Principalele funcții ale acestui obiectiv sunt planificarea, organizarea și contabilitatea.

Nu voi încerca să ader la o rutină zilnică strictă. Rutina zilnică aproximativă:

• Treziți-vă și ridicați-vă la 6:00.
• Cazuri legate de curățare - dimineața.
• Exercițiu - în timp ce lumina zilei durează.

Criterii de realizare a obiectivelor

Sentimentul că trăiesc într-un ritm în care țin pasul cu toate. Nu sunt chinuit de lucruri întârziate pentru mai târziu. Nu mă chinuie faptul că aș putea face lucruri mai utile, dar eram prea leneș.

89% dintre oameni spun că nu pot face față îndatoririlor zilnice.; doar 11% dintre profesioniștii din întreaga lume realizează tot ceea ce au planificat într-o zi lucrătoare medie (conform unui sondaj LinkedIn). Așa că am întrebat experții cum se face o listă de activități.

Atingerea obiectivelor înregistrate pe hârtie este mai probabilă. Însă mulți dintre noi suntem nevoiți să ne luptăm cu o listă interminabilă de sarcini: renunțarea la curățare la uscat, finalizarea lucrărilor la prezentare, apelul la dentist, rezervarea unui bilet de avion, comandarea unui cadou de nuntă ...

Tracy McCubbin, organizator profesional și proprietar al dClutterfly situat în Los Angeles, consideră că unul dintre motivele pentru supărarea pe listele de sarcini este așteptările mari: dorim să finalizăm toate sarcinile planificate. Listele, după părerea ei, sunt ceva viu și respirabil, opunându-se faptului că poți spune: „Am șters totul și am avut destule!” Pe lângă reconcilierea cu natura lor infinită, iată alte strategii pentru distribuirea listelor de sarcini.

Clasează prioritățile în mod realist

  După ce am scris prea multe articole pe lista noastră de activități, s-ar putea să ne simțim deprimați. Prin urmare, Jason Womack, actualul formator și autor al cărții „Nu există nicio limită la perfecțiune”, sugerează să rămâi la „verbele care aduc bani și acțiuni care te fac fericit”. „Mulți oameni cad în capcana de a crede că sunt cu adevărat ocupați, dar nu pot face față cu mulți”, spune Womack. El își întreabă clienții ce 2-5 acțiuni îi vor ajuta să avanseze în acest an.

Womack însuși câștigă bani prin discursuri și publicații. Prin urmare, se concentrează pe activități precum scrierea de texte, efectuarea de apeluri telefonice și realizarea corespondenței electronice. Toate acestea îi protejează perspectivele și asigură un flux de venituri obișnuit, datorită căruia Womack și soția sa Jodi merg anual în concediu timp de o lună, iar acest lucru aparține deja câmpului fericirii.

Pentru a-și ajuta clienții să stabilească exact ce sarcini merită să vă concentrați, el întreabă: „De ce faceți acest lucru?” Și „Dacă îndepliniți această sarcină pentru următoarele 36 de luni, atunci, după părerea dvs., veți fi mai fericit sau puteți câștiga mai mulți bani? "

Paula Rizzo, autoarea Listing Thinking: Utilizarea listelor pentru creșterea productivității și a succesului și reducerea stresului, recomandă luarea unui singur autocolant pe zi pentru a evita tentația de a apuca noi provocări: „Cred în liste foarte scurte vizate pe care le pot sunt doar câteva articole! ”În loc să puneți sarcini suplimentare pe lista dvs., luați în considerare delegarea achiziționării de produse sau curățarea către altcineva. Și oferă-ți ușurare dacă nu ai timp să gătești pastele de la zero.

  „Nu ar trebui să fiți rănit dacă astfel de lucruri continuă să apară. Astfel de articole ar trebui probabil trimise pe o listă intitulată „Într-o zi”, notează Rizzo.

Înțelegeți ce este cel mai bine pentru dvs.

  Deoarece metodele de menținere a listelor sunt îmbunătățite în mod constant, nu există o opțiune universală. Unora le place senzația de a scrie o listă de mână.
  Alții sunt atrași de capacitatea de a se sincroniza cu o listă digitală de pe diferite dispozitive și au acces la sarcini de oriunde. Rizzo preferă să-și împartă listele în diferite categorii (muncă, acasă, călătorii etc.), pentru a nu face față unei liste de maraton.

Iar McKubbin își păstrează lista generală într-un caiet pe care îl poartă în poșetă. „Pentru mine este mai convenabil dacă totul este într-un singur loc, nu-mi place să diferențiez viața”, explică ea.

Scapă de listele vechi sau duplică-le

  După finalizarea sarcinii, păstrați-vă mental pe umăr, eliminând-o de pe listă. „Știu tehnica de a adăuga în mod deliberat lucruri inutile pe listă, ceea ce îmi permite să le rezolv și să experimentez un sentiment de eliberare”, spune Rizzo.

Dacă doriți o listă de sarcini finalizate, aplicația iDoneThis vă va ajuta cu acest lucru. Dar nu lăsați vechile liste de activități să se aglomereze pe desktop și să adune praf. McCubbin spune: mulți dintre clienții ei își duplică listele pe diferite bucăți de hârtie sau caiete captusite în jurul casei. „Oamenii se ceartă cu mine, dar găsesc liste în urmă cu cinci ani”, râde ea.

Desigur, sarcinile cu care ai făcut față, potrivit Womack, sunt mult mai semnificative decât lista în sine. „Ideea nu este să compilați o listă, ci să creați o forță de stimulare care vă obligă să îndepliniți sarcini importante. Prin alinierea sarcinilor într-o linie, mențineți o concentrare care vă permite să ajungeți la linia corectă. " Utilizați abordarea care vă duce la următoarea etapă, indiferent de ce este vorba - o bucată de hârtie autoadezivă, un fișier Evernote sau un caiet captivat.